Transcripciones: retención y acceso

Una transcripción guarda todo lo que se dijo, no solo lo que se quería decir: datos que el cliente dictó sin pensar, nombres de terceros, direcciones, a veces información de salud o financiera que surgió en medio de un reclamo. Además, del audio y la transcripción nacen copias derivadas (resúmenes del modelo, muestras de calidad, conjuntos de ajuste) que heredan los datos y no siempre heredan las reglas.

Por eso la retención se gobierna por almacén y no por «la conversación»: cada copia necesita su plazo, su enmascaramiento y su lista de quién la lee. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 reconoce al titular el derecho a pedir la supresión de sus datos; cumplirlo exige saber en cuántos sitios están.

Las copias que salen hacia un proveedor (revisión de calidad, analítica) son las que más se olvidan: el contrato dice un plazo, el sistema del proveedor tiene otro y nadie compara los dos. La revisión pone cada almacén contra la regla que le toca. Una muestra de calidad no tiene la misma regla que el almacén principal.

El acceso a conversaciones se revisa en el registro de lecturas, no en la matriz de permisos. Dos preguntas para cada fila: ¿el grupo de quien lee tiene acceso a ese almacén según el inventario?, ¿hay un motivo que permita reconstruir por qué leyó? Una lectura masiva sin motivo es el patrón de quien busca algo que no es un reclamo: un conocido, un cliente famoso, una lista para vender.

Una solicitud de supresión se da por cumplida cuando hay constancia de borrado en cada almacén donde estaban los datos, incluidas las copias de terceros y los conjuntos de ajuste. Una solicitud marcada como cerrada en el sistema puede seguir abierta en la realidad. Cuenta los almacenes sin constancia de borrado.