Retención y acceso a trazas

En una traza conviven dos tipos de datos con riesgos distintos. Los metadatos (tiempos, modelo, tokens, costo, errores) casi no identifican a nadie y sirven durante meses para ver tendencias. El contenido (lo que escribió el cliente y lo que respondió el asistente) identifica con facilidad y sirve sobre todo para investigar algo reciente. Por eso la política les da plazos distintos, los guarda por separado y limita quién ve el contenido.

El acceso al contenido no se controla solo con un rol: cada apertura deja un motivo verificable, como el número de un incidente o de un caso, para que una revisión posterior pueda decir si estaba justificada. En Colombia el tratamiento de datos personales lo regula la Ley 1581 de 2012; esta sala no cita plazos legales y trabaja con la política interna del escenario.

Los roles de una plataforma de trazas suelen crecer por comodidad: alguien necesita depurar una respuesta, se le da acceso al contenido «por esta vez» y el permiso se queda. La revisión compara cada rol con lo que la política permite y no con lo que el equipo cree que tiene.

Cruza los roles de la plataforma con la política y anota el rol que puede ver contenido sin estar autorizado.

Las trazas con contenido son materia prima para conjuntos de evaluación, y cada exportación es una copia nueva fuera del control de la plataforma: con otro plazo, otros accesos y, a veces, otro enmascarado. Por eso la política pone condiciones a cualquier salida, aunque el destino sea un almacén propio.

Revisa el inventario de exportaciones contra la política y anota la exportación que no cumple sus condiciones.

Una auditoría de accesos sirve si cada línea se puede justificar. Un acceso sin motivo no es por fuerza un abuso, pero no se puede distinguir de uno, y en una revisión se cuenta como hallazgo. Las exportaciones también son accesos al contenido y se cuentan igual.

Cuenta en la auditoría de octubre los accesos al contenido que no dejaron motivo.

Los hallazgos se encadenan: un rol con acceso de más permitió la exportación sin aprobación, y la exportación se hizo sin motivo. La corrección que más riesgo quita es la que corta la causa —el acceso permanente— y pone en regla la copia que ya salió, sin dejar al equipo de ingeniería sin forma de depurar cuando lo necesite.