Redacción de no conformidades

Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito. Para que se sostenga y se pueda corregir, su redacción lleva tres piezas: el requisito —de la norma o del propio sistema de la empresa— que no se cumple; la evidencia objetiva que lo muestra, concreta y que otra persona pueda volver a consultar; y la declaración del incumplimiento, que une las dos en una frase sin adjetivos.

Lo que no lleva también importa: ni culpables con nombre propio, ni la solución que el auditor prefiere. Proponer el arreglo le quita al área el análisis de la causa, que es suyo.

La evidencia de auditoría es información verificable: un documento, un registro, una observación con fecha y lugar, una declaración contrastada. Una percepción del auditor, por razonable que sea, no lo es: no se puede volver a consultar y el auditado no puede rebatirla. Un hallazgo así se completa con evidencia o se retira.

Lee la columna de evidencia de cada borrador.

Un auditor ve cosas que haría distinto, y algunas valen la pena. Pero si no hay un requisito —de la norma o del propio sistema de la empresa— que se incumpla, el hallazgo no puede ser una no conformidad. Puede ser una observación o una oportunidad de mejora, y así se escribe.

Revisa la columna del requisito citado.

La norma no clasifica las no conformidades; lo hace cada organización y cada organismo de certificación con sus propios criterios. Lo habitual es separar el fallo puntual de un requisito que se cumple en general del requisito que no se cumple en absoluto o cuyo fallo pone en duda el sistema entero. Paletón escribió sus criterios en un procedimiento, y el revisor los aplica tal como están.

Paletón pertenece a un grupo regional cuyo comité de riesgos lee en inglés, y el resumen del informe va en ese idioma. Las tres piezas no cambian: requisito, evidencia y declaración. Lo que suele perderse en la traducción es la precisión: «se observa», «parece» o «should» convierten un hecho en una opinión.

Lee el hallazgo H-04 completo antes de elegir.