Política de admisión de modelos

Una política de admisión de modelos sigue un orden que tiene sentido por sí mismo. Primero se descarga a una cuarentena aislada, fijando la revisión exacta y la huella de cada archivo, para que lo que se revisa sea lo mismo que luego entra. Después se escanea todo, sin omitidos. Luego se exige un formato que no ejecute código, convirtiendo dentro de la cuarentena si hace falta. A continuación se revisan la licencia y la lista de materiales, y al final firman quien responde por el uso del modelo y seguridad. La admisión no es para siempre: una versión nueva del modelo o unas reglas nuevas del escáner obligan a revisar otra vez lo que ya entró.

Las excepciones existen porque a veces el negocio no puede esperar, pero una excepción sana tiene dueño, controles que compensen el riesgo y una fecha de vencimiento corta. Una excepción sin fecha, o vencida y sin nadie que la mire, es una admisión sin revisar con otro nombre.

La política exige dos firmas porque responden a preguntas distintas: el dueño del modelo responde de que sirve para lo que se quiere hacer, y seguridad de que se puede usar sin abrir una puerta. Una solicitud con una sola firma no está a medias, está sin aprobar. Repasa las cuatro solicitudes del trimestre: cuál quedó en estado aprobado sin las dos firmas que pide la política.

Revisar una solicitud no es leer la columna de la derecha. Cada «cumple» tiene al lado la evidencia en que se apoya, y a veces esa evidencia dice lo contrario. Una licencia que solo permite usos no comerciales no cumple un requisito de uso comercial aunque alguien la haya «revisado», y menos en una empresa que cobra por cada operación en la que se usa el modelo. Lee la solicitud que encontraste en la tarea anterior junto con las notas de la revisión.

Una excepción vencida no se renueva sola por el hecho de que nadie la haya mirado. La política de Pichindé dice qué pasa en ese caso, y la revisión trimestral tiene que dejarlo escrito con una cifra: cuántos días lleva el modelo en producción fuera de la excepción que lo amparaba. Calcula esa cifra con la fecha de vencimiento de la excepción y la fecha de la revisión.

La salida fácil es dejar las cosas como están porque «nadie se quejó» o porque hay un control compensatorio. La política existe para que esa decisión no la tome nadie en silencio: o el modelo vuelve a la cuarentena, o seguridad firma una excepción nueva, con su fecha y con alguien que responda de la conversión que quedó sin empezar. Retirarlo de golpe puede dejar sin detector de fraude al negocio, así que la decisión se toma con seguridad y con quien responde del modelo, pero se toma.