Permisos heredados — lo que el copiloto puede leer

Un copiloto de empresa suele buscar con la identidad de la persona que pregunta: si ella puede abrir un documento, el copiloto puede leerlo y citarlo. Eso suena prudente, y lo es: el copiloto no inventa accesos. Pero tiene una consecuencia incómoda. Los permisos de una empresa se han ido acumulando durante años: carpetas creadas para una circular que luego se usaron para otra cosa, grupos con medio personal, vínculos de compartir que nadie cerró.

Antes del copiloto, esa sobreexposición quedaba escondida: nadie encontraba lo que no sabía dónde buscar. Con un copiloto, cualquier persona puede preguntar en lenguaje natural y recibir lo que su cuenta ya podía abrir. El copiloto no crea el problema; lo hace visible y fácil de aprovechar, y eso cambia el riesgo.

El informe de acceso lista cada sitio compartido con su contenido, quién puede abrirlo, cuántas cuentas tienen acceso y qué etiqueta lleva. Para auditar la exposición se cruza el contenido con el alcance: un sitio con datos delicados y un alcance amplio es el hallazgo típico. Un número de cuentas parecido al total de la empresa es la señal más rápida.

Busca el sitio que guarda las liquidaciones y los salarios del personal y mira quién puede abrirlo.

Un vínculo anónimo abre el contenido a quien lo tenga, sin identificarse: se pegó una vez en un correo, se reenvió, quedó en un chat. No depende de los grupos ni de las cuentas. Para un copiloto es un riesgo doble: lo que está en un sitio con vínculos anónimos puede haber salido de la empresa sin que ningún registro de acceso lo atribuya a una persona.

El informe cuenta los vínculos activos por sitio. Para dimensionar el problema, suma los de los seis sitios.

Un grupo con un nombre amplio es una puerta que se abre sola: se creó para algo concreto, la gente se fue sumando y nadie volvió a preguntar quién debería estar. Dos cosas se miran en un grupo: cuándo fue su último repaso y qué cuentas de fuera de la empresa contiene. Una cuenta externa dentro de un grupo grande hereda todo lo que ese grupo abre, y el copiloto la trata igual que a un empleado.

Cruza el sitio de la nómina con la tabla de grupos.

Con el informe delante, la tentación es arreglar el síntoma en el copiloto: pedirle que no cite ciertos temas, o quitárselo a todos. Ninguna de las dos arregla el hecho de fondo: esas cuentas ya podían abrir esos sitios con o sin copiloto, por la carpeta, por el buscador o por un vínculo.

El control que funciona vive en el origen: quitar el acceso amplio a lo delicado, repasar la pertenencia de los grupos, cerrar los vínculos anónimos y, solo después, abrir el copiloto sobre un terreno ordenado. Una instrucción en el prompt no es un permiso.