La ficha del sistema y la evidencia que pide una autoridad

Una ficha de sistema es el documento corto que resume lo que cualquiera necesita saber de un sistema de IA: propósito previsto, lo que queda fuera de ese uso, clasificación, versión en producción, responsable, limitaciones y supervisión humana. No sustituye a la documentación técnica; es su carátula, y la primera cosa que una autoridad o un cliente abre.

Una ficha con la versión equivocada invalida todo lo que cuelga de ella, porque la evidencia solo se puede contrastar contra una versión concreta. Abre la ficha y toma nota de la versión que corre en producción, que será la referencia de las demás tareas.

La evidencia de cumplimiento tiene fecha de caducidad implícita: un cambio del modelo, de los datos o de las herramientas puede dejarla desactualizada. Un informe de sesgos hecho sobre la versión anterior describe un sistema que ya no existe. No es falsa, es de otro sistema.

Contrasta la columna de versión evaluada de la matriz con la versión de producción de la ficha. Con una sola fila que no coincide, esa es la que habría que rehacer antes de entregarla.

Una pieza de evidencia sin responsable es una pieza que nadie va a actualizar ni a defender. Si la autoridad pregunta por ella, no habrá a quién llamar. En un expediente de cumplimiento, la columna del responsable es tan importante como la de la fecha.

Revisa la matriz y localiza la fila donde esa columna delata que nadie responde de la evidencia.

La petición de la autoridad trae una fecha de recepción y un plazo contado en días corridos. Calcular la fecha límite parece trivial y es una fuente clásica de errores: se cuenta mal el primer día, se confunden días hábiles con corridos o se calcula sobre la fecha de la lectura y no sobre la de la recepción.

Aquí el plazo se cuenta en días corridos desde la recepción, sin contar el día de la recepción. Calcula la fecha límite y escríbela como AAAA-MM-DD.

Tienes identificada la evidencia que no corresponde a la versión de producción. Hay tres reacciones posibles. Una es cambiar la fecha del documento para que parezca reciente: eso es alterar evidencia, y es lo más grave que puede hacerse. Otra es entregarla tal cual y confiar en que nadie contraste las versiones. La tercera es repetir la comprobación sobre la versión actual y entregar el resultado nuevo, anotando que la anterior se sustituye.

La honestidad de la evidencia es lo que da valor a todo el expediente: una autoridad perdona un hallazgo reconocido mucho antes que uno ocultado.