Retención y borrado que de verdad borran

El reglamento de la ley colombiana (Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015) fija el criterio general: los datos se tratan solo durante el tiempo razonable y necesario para las finalidades que los justificaron. Cumplidas esas finalidades, se suprimen, salvo cuando una obligación legal o contractual exija conservarlos. Y pide algo que interesa mucho a quien revisa: que los procedimientos de conservación y supresión estén documentados.

Para el titular, la Ley 1581 de 2012 recoge el derecho a pedir la supresión y a revocar la autorización. El reglamento aclara que esa supresión no procede cuando la persona tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base. En una aplicación, eso se traduce en una regla por tabla: qué se borra al pedirlo y qué se conserva, con su motivo escrito.

La forma de comprobar una supresión no es leer el código ni el ticket cerrado: es consultar, después, cuántas filas del titular quedan en cada tabla. Cada fila que queda tiene que tener un motivo en la política; si no lo tiene, la supresión no se completó, aunque el registro de la aplicación diga lo contrario.

Cruza la verificación posterior con la política y con el código de supresión.

Muchos frameworks ofrecen el «borrado lógico»: en lugar de eliminar la fila, se marca con una columna y la aplicación deja de mostrarla. Es útil para deshacer errores, pero no es una supresión: el nombre, el documento y el correo siguen en la base, en las copias y al alcance de cualquier consulta directa.

Si hace falta conservar algo durante un plazo (por ejemplo, para atender un reclamo del servicio), lo correcto es conservar solo lo indispensable, con fecha de borrado definitivo, y que una tarea lo elimine de verdad al vencer.

Las tareas automáticas de purga se configuran una vez y nadie las vuelve a mirar. Cuando la política cambia (porque el área legal acorta un plazo, por ejemplo), la configuración puede quedarse con el valor antiguo durante meses. Compara cada tabla de la purga con el plazo de la política: los días de una contra los días o meses de la otra.

Una copia de respaldo tomada antes de una supresión contiene los datos suprimidos. Eso no obliga a editar las copias, que suelen ser inmutables, pero sí a dos cosas: que vivan solo el plazo escrito y que, si un día se restaura una, los datos que ya se habían suprimido no vuelvan a la base de producción.

Lee el procedimiento de restauración de Cuesta Viva.