Registro de decisiones de notificación

El reglamento europeo (art. 33, apartado 5) obliga a documentar toda violación de datos personales: los hechos, sus efectos y las medidas correctivas, de forma que la autoridad pueda comprobar el cumplimiento. Eso incluye las que no se notifican. Una decisión de no avisar tiene que poder defenderse más adelante con lo que se sabía cuando se tomó.

Fuera de esa norma, el registro sirve a todo lo que viene después: la autoridad pregunta, un cliente reclama, el asegurador revisa, el siguiente equipo aprende. En los cuatro casos la pregunta es la misma y la respuesta buena es un documento hecho en su momento.

Un registro útil tiene un responsable por cada decisión. «Se decidió avisar» sin nombre ni cargo es una decisión huérfana: nadie puede explicarla, y si sale mal, nadie la sostiene. El campo no se rellena con «el equipo»: se escribe la persona con autoridad para decidir, que en muchas organizaciones depende del destinatario.

Revisa el registro de Rocafuerte entrada por entrada y encuentra la que no dice quién decide.

El registro permite medir el tiempo entre el conocimiento y cada decisión: es la cifra que preguntará la autoridad y la que muestra si el proceso funciona. Se mide en una sola zona horaria y desde el hito de conocimiento del caso, no desde la primera alerta.

Mide los minutos que pasaron entre el conocimiento y la decisión de avisar a la autoridad. Cuenta con calma los cambios de día.

El fundamento recoge los hechos conocidos en ese momento y la regla, cláusula o criterio en que se apoya la decisión. Es una foto del momento: no se corrige después con lo que luego se supo. Si los hechos cambian (aparecen indicios de uso de los datos, por ejemplo), se añade una entrada nueva que referencia la anterior, y la historia queda a la vista.

Reescribir una entrada vieja con información nueva destruye justo lo que el registro debía demostrar: que con lo que se sabía entonces, la decisión era razonable.

Una decisión de no avisar no es una ausencia de decisión: es una entrada con su fecha, su responsable y su razón, y casi siempre con una fecha de revisión. Es la más fácil de olvidar y la más cara si cambia el panorama, porque nadie volvió a mirarla.

Busca en el registro la entrada que decide no avisar y anota su id.