Documentar una recolección

Un buen registro de recolección contesta quién la pidió, quién la autorizó, sobre qué y hasta cuándo. Además anota el artefacto con sus parámetros, la fecha y hora en UTC, el número de equipos recolectados y las desviaciones respecto a lo aprobado. Es el documento que hace defendible una recolección masiva ante un auditor, un juez o la propia dirección.

La autorización importa porque una recolección toca equipos de personas y de áreas distintas: una cuenta con permisos no es una autorización. La autorización dice qué grupo, cuántos equipos y hasta qué fecha, y la recolección se mide contra ella.

El primer contraste es el más sencillo: recorrer la columna de autorización del registro y ver si cada recolección apunta a una autorización escrita que exista. Una autorización «verbal» o sin ticket no es una autorización en la que se pueda apoyar una auditoría: lo que pasó puede haber sido razonable, pero no se puede probar que estuviera permitido.

Una autorización escrita también tiene vigencia. Una recolección que corre después de la fecha límite no tiene cobertura aunque el papel exista, porque el papel ya no aplica. Para detectarlo se cruzan la fecha de cada recolección con la fecha límite de la autorización que cita.

El alcance aprobado no es una sugerencia: son un grupo y un número de equipos. Recolectar en más equipos que los aprobados es una desviación, aunque el artefacto sea inofensivo y la intención sea buena, porque la organización autorizó tocar unos equipos concretos y no otros.

La cantidad de equipos de más se calcula restando lo aprobado a lo recolectado en la recolección que se pasó.

Una desviación se escribe como un hecho, no como una acusación: qué decía la autorización, qué se hizo, en qué se diferencian, qué consecuencia tuvo y qué se propone. Se redacta sin adjetivos sobre las personas y sin suponer la intención, porque lo único que el registro prueba es lo que quedó anotado.