Coordinar con RR. HH. y legal

Seguridad ve los registros, pero no decide qué se hace con una persona. Recursos Humanos conoce el contrato, el historial de la persona y las reglas laborales; la asesoría jurídica conoce lo que se puede leer, conservar o sancionar sin crear un problema mayor. Una investigación que los avisa tarde se arriesga a producir evidencia que no se podrá usar, o a violar un derecho sin querer.

Por eso un caso de persona se arma como un equipo pequeño y cerrado: seguridad, RR. HH. y legal, con la gerencia como decisora. Cada uno aporta lo suyo y ninguno decide lo del otro.

Un reparto de roles es una tabla aprobada por la dirección que fija, para cada paso del caso, quién lo autoriza, quién lo ejecuta y a quién se informa. Evita dos fallas típicas: que quien ejecuta se autorice solo, y que nadie sepa quién decidió algo cuando después hay que explicarlo.

La tabla roles cubre seis acciones. La columna quien_ejecuta no siempre coincide con quien_autoriza: la persona que da el visto bueno rara vez es la que opera el sistema.

El principio de necesidad de saber vale tanto para el informe final como para los comentarios del primer día. Contarle a la jefatura de la persona, o a un compañero, que «parece que se lleva cosas» es una acusación sin evidencia que el reparto de roles prohíbe: la jefatura directa solo se entera por RR. HH. y en el momento que RR. HH. decida.

Hay razones prácticas: la jefatura puede ser parte de los hechos, puede cambiar el trato con la persona, o puede avisarle. Y hay razones de justicia: si el caso termina en nada, nadie debería quedar marcado.

La bitácora muestra cada comunicación del día con su hora, su canal y su destinatario.

Cada autorización lleva un tiempo, y ese tiempo también cuenta una historia: si es muy largo, el caso se enfría o la evidencia caduca; si es demasiado corto, probablemente nadie la revisó. En este caso se solicitó la imagen del portátil a la asesoría jurídica y la respuesta llegó por escrito más tarde.

Para medirlo se resta la hora de la solicitud a la hora de la respuesta, en la misma zona horaria. Se expresa en minutos para poder comparar.

Tarde o temprano alguien pregunta: la jefatura, un colega, un directivo curioso. Lo que se responde está definido por el reparto de roles y no por la simpatía de quien pregunta. La respuesta correcta no revela el caso ni lo niega; remite al canal que corresponde.

Callar bien es una técnica: no se confirma ni se desmiente que haya un caso, no se dan nombres y se anota la pregunta en la bitácora para que RR. HH. sepa que alguien está preguntando.