Datos del cliente: custodia, retención y borrado

El evaluador demuestra un hallazgo con la menor cantidad de datos del cliente que basta para que nadie lo discuta. Si una ruta expone una lista de clientes, la prueba es la ruta, la hora, los nombres de las columnas y cuántos registros hay; no la lista. Cada dato de más que se copia es un dato que la firma tendrá que custodiar, justificar y destruir, y que en una filtración propia la convertiría en el problema.

En Colombia, los datos de personas están protegidos por la ley de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012), y el evaluador que los copia sin necesidad se convierte también en alguien que los trata. Por eso la carta suele decir qué hacer cuando una prueba los muestra: anotar el hecho y la cantidad, y enmascarar la captura.

La custodia responde a «dónde puede estar la evidencia». La carta fija un único lugar, cifrado y propio del encargo, y prohíbe expresamente los equipos personales, las memorias y el correo. Una evidencia fuera de ese lugar es un incidente de la firma, aunque nadie la haya visto.

Abre el laboratorio y revisa la columna de ubicación del inventario.

Hay un error más difícil de ver porque está bien guardado: cifrado, en el repositorio correcto. El problema no es dónde está sino qué es. La cláusula sobre datos de personas se lee aparte de la de custodia, y una evidencia puede cumplir una y romper la otra.

La retención fija cuánto tiempo se conserva la evidencia y desde qué hito se cuenta. Un cierre tiene varias fechas parecidas (el informe preliminar, el final, la presentación) y elegir la que no es cambia la fecha en días: destruir antes de tiempo deja a la firma sin respaldo si el cliente pregunta; destruir tarde es guardar un riesgo que ya no tocaba.

Destruir sin dejar constancia es, para el cliente, lo mismo que no destruir: no tiene cómo saberlo. La constancia es un documento corto que dice qué se destruyó, con qué método, cuándo, quién lo hizo y quién lo verificó. El método depende del soporte; NIST publica una guía pública para elegirlo (SP 800-88, sobre saneamiento de soportes), que sirve de referencia común entre firma y cliente.

El informe final no entra en la destrucción: se conserva aparte, según lo que diga el contrato marco.