Acuerdo marco, declaración de trabajo y confidencialidad

El acuerdo marco de servicios fija la relación entre las dos empresas para todos los encargos que vengan: confidencialidad general, límites de responsabilidad, propiedad del informe, ley aplicable, forma de pago y cómo se resuelven las diferencias. Se firma una vez y dura años.

La declaración de trabajo (también se le dice orden de servicio o anexo de alcance) baja a un encargo concreto: qué objetivos, en qué ventana, con qué método, qué entregables y qué reglas propias. Hay una por encargo. Si un cliente contrata tres pruebas en dos años, tiene un acuerdo marco y tres declaraciones.

El acuerdo de confidencialidad protege lo que cada parte conozca de la otra. A veces va dentro del acuerdo marco y a veces se firma aparte, incluso antes, para poder hablar del encargo cuando todavía no hay contrato. Lo importante es a quién obliga, cuánto dura y qué pasa con la reserva cuando termina.

En un paquete de varios documentos es normal que se contradigan en algún detalle: el acuerdo marco se escribió hace un año con una idea y la declaración de trabajo se redactó la semana pasada con otra. Para eso existe la cláusula de prelación: dice qué documento manda cuando dos dicen cosas distintas, y si hay alguna excepción.

No se resuelve por intuición («lo más reciente manda» o «lo más específico manda»). Se resuelve leyendo la cláusula. Abre el laboratorio, busca las dos cláusulas de retención de evidencia y la de prelación, y aplica lo que dice esta última, incluida su excepción.

Un paquete se revisa contra una fecha: la del primer día de la ventana. Un documento firmado y archivado puede no servir si su vigencia terminó antes de que empiece la prueba. Pasa sobre todo con la confidencialidad, que suele firmarse al principio de la relación y nadie vuelve a mirar.

Que la reserva «sobreviva» unos años a la terminación no lo arregla: ese tipo de cláusula suele proteger lo que se conoció mientras el acuerdo estaba vigente, no lo que se va a conocer en una prueba que empieza después.

Ya sabes que el paquete tiene una confidencialidad vencida y dos plazos de retención distintos. Faltan cinco días para abrir la ventana. Lo que sigue no es un problema técnico, y tampoco es tuyo resolverlo solo: lo resuelven las dos empresas, por escrito, antes de empezar.