Las seis fases en el trabajo de cada semana

4 tareas · 40 min · Principiante

El ciclo de inteligencia se dibuja con cinco o seis fases según el marco; esta ruta usa seis: dirección, recolección, procesamiento, análisis, difusión y retroalimentación. En el papel parecen limpias. En una semana real se mezclan: la gente apunta sus horas en la fase que le suena y el equipo termina sin saber en qué gasta el tiempo. Aquí lees la bitácora de una semana de la oficina de inteligencia de Mutual Sietecolores, una aseguradora de salud ficticia, corriges lo mal anotado y miras qué dice el reparto de horas. Todo es lectura de registros; no se ejecuta nada contra ningún sistema.

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Objetivo de la sala

Una fase no se define por lo que se hace en ella sino por lo que sale de ella. Dirección produce una pregunta con prioridad, acordada con quien decide. Recolección produce datos crudos, tal como llegan. Procesamiento produce esos mismos datos ya usables: sin repetidos, en un formato común, con las fechas y las zonas horarias alineadas. Análisis produce una conclusión con su grado de confianza. Difusión entrega esa conclusión al cliente en el formato que lee. Retroalimentación recoge si sirvió y devuelve los huecos como requisitos nuevos.

La frontera que más se cruza es la de recolección y procesamiento: traer 40 correos reportados es recolectar; ponerlos en una tabla con remitente, asunto y hora es procesar. Un buen truco es preguntarse qué hay encima de la mesa al terminar la actividad.

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Al terminar una actividad, lo que queda es una tabla ordenada, sin repetidos y con las horas en una sola zona, pero todavía sin ninguna conclusión. ¿De qué fase es esa actividad?

Procesamiento, porque los datos crudos pasaron a ser datos usables Análisis, porque ordenar los datos ya es empezar a sacar conclusiones de ellos Recolección, porque los datos son los mismos

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Mira qué hay al terminar. Datos usables pero sin conclusión es la salida de una sola fase.

Abre la bitácora de la semana del 5 al 9 de octubre. Cada persona apuntó su actividad en la fase que le pareció, y nadie lo revisó. Contrasta la fase anotada de cada actividad con lo que la tabla fases dice que produce esa fase. Una de las once está en una fase que no es la suya.

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Escribe el id de la actividad de la bitácora cuya fase anotada no coincide con lo que de verdad produce.

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Empieza por las anotadas como recolección y pregunta, de cada una, si lo que queda al terminar son datos crudos o datos ya ordenados.

Con la actividad mal anotada corregida, la bitácora cuenta otra historia. El porcentaje de horas por fase es el primer indicador de salud de un equipo de inteligencia: cuánto de su semana va a traer datos, cuánto a convertirlos en algo útil y cuánto a hablar con quien decide. Una semana con casi todo en recolección suele significar que nadie está dirigiendo.

Para calcularlo hay que sumar las horas de las actividades que de verdad son de una fase y dividir entre el total de la semana.

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Con la actividad mal anotada ya corregida, ¿qué porcentaje de las horas de la semana fue de recolección? Escribe solo el número, sin el signo de porcentaje.

Formato esperado: __

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Suma las horas de las actividades que de verdad son recolección y divide entre el total de la bitácora.

Con las horas bien puestas, la oficina dedicó 2 de 40 horas a dirección y 1 de 40 a retroalimentación, las dos fases que abren y cierran el lazo. Eso no es un fallo de la semana: es un patrón común en equipos nuevos, que viven de recolectar y analizar y casi no hablan con el cliente. El riesgo es que cada semana se produzca más sin saber si algo de lo producido sirve.

Leer un reparto de horas no es juzgar a las personas: es ver qué fases del ciclo se están saltando.

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Con ese reparto de horas, ¿qué conclusión sostienen los datos de la bitácora?

Recolectar es lo más caro, así que conviene dejar de hacerlo El equipo trabaja demasiado y hay que contratar a más personas para recolectar Casi no se dedica tiempo a las dos fases que conectan con quien decide

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Compara las horas de dirección y de retroalimentación con las del resto de fases.

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1 Cada fase produce algo distinto

2 La actividad mal anotada Lab

3 El reparto verdadero de las horas Lab

4 Qué dice el reparto Lab

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