Del requisito al plan de recolección

Dos analistas con quince horas semanales de recolección y análisis cada uno suman treinta horas. Si los requisitos pidieran sesenta, la mitad quedaría sin hacer o, peor, todos se harían a medias. La prioridad existe para decidir antes de la presión qué se hace primero y qué espera. Se ordena por dos ejes: cuánto pesa la decisión que apoya el requisito y qué tan cerca está la fecha en que el cliente decide.

Un equipo que no prioriza no trabaja menos: trabaja en lo que gritó más fuerte esa semana.

Abre los requisitos y el plan. El plan debe tener al menos una fuente por cada requisito aprobado: de otro modo, el requisito existe en el papel y nadie lo está trabajando. Descubrirlo a mitad de semana es caro; descubrirlo cuando se cruzan las dos tablas es gratis. Los huecos del plan son además la primera lista de lo que hay que pedir: acceso a una fuente, una suscripción, un convenio con el SOC.

Uno de los seis requisitos no aparece en ninguna fila del plan.

Un requisito vive hasta que se toma la decisión que apoyaba. Pasada esa fecha, seguir recolectando para él es trabajar para nadie. La cabecera del panel dice qué día es hoy; la columna decide_el dice cuándo decide cada cliente. Ese cruce, hecho cada semana, es lo que mantiene limpia la lista: los que caducaron se cierran o se vuelven a fechar con el cliente, nunca se dejan abiertos.

Entre los seis requisitos hay uno cuya decisión ya pasó.

Sietecolores reparte las horas semanales de recolección y análisis con una política propia: 60 % para los requisitos de prioridad P1, 30 % para los P2 y 10 % para los P3. No es una norma, es una decisión escrita que el equipo puede discutir y cambiar, pero que evita que cada semana se repita la negociación. La tabla capacidad trae los dos datos que hacen falta: cuántos analistas hay y cuántas horas aporta cada uno.

El requisito vencido sigue en la lista, con una fuente trabajándolo todavía. Hay tres salidas razonables en abstracto y solo una que respeta al cliente y al tiempo del equipo: preguntarle si la decisión se tomó o se movió. Si se tomó, el requisito se cierra y las horas vuelven al fondo común. Si se movió, se vuelve a fechar con la nueva fecha. Lo que no se hace es dejarlo corriendo por inercia.