Registro y retención legal

Una política de retención fija cuánto tiempo se guarda cada tipo de registro. Falla en dos direcciones: guardar menos de lo exigido deja sin evidencia una investigación o un deber legal; guardar más de lo justificado acumula datos personales que ya no hacen falta, con su riesgo de fuga. Por eso la comprobación compara el plazo de la política con el plazo real, en las dos direcciones.

Los registros de acceso de los administradores a la plataforma son la evidencia para reconstruir quién hizo qué. Si se borran mucho antes del plazo de la política, una investigación que empiece tarde se encuentra con el registro vacío.

Compara los plazos de la tabla y busca el registro que se conserva menos de lo que dice la política.

Las trazas de ubicación son un dato personal sensible. Cuando un registro de este tipo se conserva mucho más tiempo que lo definido, el problema no es solo de cumplimiento: es un archivo de movimientos de personas que nadie necesita y que alguien podría llevarse.

Un requerimiento de autoridad (por ejemplo, una orden de un juez) especifica qué datos se piden. El operador entrega lo ordenado y lo anota en un libro con quién, cuándo y qué. Entregar de más es una exposición de datos de terceros; no anotarlo deja sin rastro una entrega de datos personales. Ambas cosas se revisan en el libro, sin tocar los datos entregados.

El registro de auditoría se sella cada día para que se pueda demostrar que no se alteró: cada sello depende del anterior. Un día sin sello no prueba una manipulación, pero sí es un día del que no se puede garantizar nada, y obliga a explicarlo.