Auditoría y trazabilidad ciudadana

Un registro de acceso útil responde cinco preguntas: cuándo, quién, sobre qué, qué hizo y por qué. El «por qué» (el motivo) es el que más se omite y el que más vale: permite distinguir un acceso legítimo de una curiosidad. Lo que el registro no debe hacer es copiar el contenido consultado: un registro con los datos de los expedientes se convierte en otro almacén de datos personales que proteger.

La trazabilidad se apoya en que cada cuenta sea de una persona. Una cuenta compartida rompe la cadena: el registro dice que «alguien del turno» consultó, y ya no se puede preguntar a nadie por qué. La política de Montelindo las prohíbe, pero las cuentas genéricas aparecen sobre todo en ventanillas de atención y turnos rotativos.

La política dice que un acceso sin motivo registrado es una anomalía que se revisa. Eso no quiere decir que sea ilegítimo, pero sí que no se puede demostrar que lo fuera. Mirar quién concentra esas anomalías ayuda a priorizar: una cuenta con un solo olvido no es lo mismo que una con una racha.

Revisa el registro de septiembre y compara las cuentas personales con acceso sin motivo.

La trazabilidad también sirve de cara al ciudadano. La política dice que, si una persona lo pide, se le informa de todos los accesos a su expediente, sin límites por tipo de acción. Hay que respetar con exactitud el periodo que pide: ni días de más, ni días de menos.

Responde a la solicitud recibida contando los accesos.

La respuesta equilibra dos deberes: la transparencia con la persona afectada y la protección de los funcionarios y del propio sistema. Lo que la política manda es dar fecha, dependencia y motivo de cada acceso, sin nombres, y no esconder lo que falta: si un acceso no tiene motivo, se dice.