Trazabilidad para órganos de control

Un registro sirve de evidencia cuando responde cuatro preguntas de cada acción: quién la hizo (una cuenta atribuible a una persona), qué hizo, cuándo y sobre qué expediente. Además, no debe poder editarse después: si un funcionario puede retocar su propia línea, el registro pierde valor ante quien lo revisa.

La extensión no importa. Un registro corto con esos cuatro datos y sin edición vale más que uno largo que no dice quién actuó.

La solicitud de un órgano de control suele ser concreta: la cuenta que firmó un pago, la que lo aprobó, las que consultaron el expediente. El trabajo es buscar en el registro el expediente, filtrar por la acción pedida y entregar la cuenta con el id del evento que la respalda.

Abre solicitud.txt y registro.txt. Distingue la acción de firmar del pago de la de aprobarlo: son dos pasos de dos personas distintas.

«Cuántas cuentas lo consultaron» no es lo mismo que «cuántas consultas hubo». Si una cuenta abre el expediente dos veces, cuenta una sola vez; si la consulta cae fuera del periodo pedido, no cuenta. Cada respuesta que se entrega a un órgano de control se pide en una forma exacta, y conviene responder la pregunta que se hizo, no una parecida.

Cuenta las cuentas distintas con acción consulta sobre EXP-2026-0412 entre el 2026-09-01 y el 2026-09-30.

Ningún registro se guarda para siempre, y la regla de retención dice cuánto dura cada tipo. Cuando la solicitud pide algo fuera de ese plazo, hay tres tentaciones: reconstruirlo a partir de otras fuentes, decir que no existe sin más, o entregar algo que parezca el original.

Las tres dañan la credibilidad de la entidad. Lo honesto es entregar lo que se conserva y declarar por escrito, con la regla de retención, lo que ya no existe. La regla de la alcaldía está en retencion.txt.

Una cuenta compartida rompe la atribución: el registro dice que «caja-general» anuló un pago, pero no dice cuál de las personas que la usan lo hizo. Para un órgano de control es un vacío de evidencia, y lo normal es que lo pida expresamente, como en el punto c) de la solicitud.

En registro.txt, localiza la anulación de un pago hecha con una cuenta compartida. El glosario dice cuáles cuentas lo son en este corte.