Población, completitud y exactitud de reportes

Dos preguntas distintas sobre cualquier reporte. Completitud: ¿están todas las filas que debían estar? Exactitud: ¿lo que dice cada fila coincide con el registro de origen? Un reporte puede ser exacto y estar incompleto (pocas filas, todas bien) o completo y tener datos mal copiados.

Se prueban distinto: la completitud, contando de forma independiente el total en la base y comparando; la exactitud, reejecutando una muestra de filas contra el documento original.

Muchos reportes se generan con filtros que parecen inocentes. Si la empresa filtra por algo que el auditor no pidió, la población queda recortada sin que nadie lo haya querido. La forma de encontrarlo es leer los parámetros con que se generó el reporte y contrastarlos con la solicitud.

Compara solicitud.txt con parametros-del-reporte.txt.

El conteo independiente se obtiene directamente de la base, sin pasar por la empresa. La diferencia con el reporte es la medida de lo que falta. No basta con decir «no cuadra»: se cuantifica, porque el auditor debe pedir de nuevo la población completa y la empresa debe saber qué esperar.

Aun con la población completa, hay que comprobar la exactitud. Se toman algunas filas del reporte y se comparan con el documento original, aquí el expediente de recursos humanos. Una diferencia en la fecha de salida importa mucho en una prueba de bajas: la fecha es justo lo que se compara con la de desactivación de la cuenta.

Cuando el reporte falla en completitud o exactitud, el auditor no sigue con la muestra. Pide a la empresa que lo genere otra vez corrigiendo la causa, repite la comparación con el conteo independiente y solo entonces elige la muestra. Seguir adelante con un reporte defectuoso produce una conclusión que nadie puede defender.