Flujos de ciclo de vida para ingreso y salida

Un flujo de ciclo de vida se compone de tareas y de condiciones de ejecución. Las condiciones dicen cuándo, el disparador, y para quién, el alcance. Un ejemplo de la documentación es enviar un correo al gerente siete días antes del valor del atributo employeeHireDate de los empleados nuevos. Hay disparadores por fecha, por cambio de atributo, por cambio de pertenencia a un grupo y por inactividad en el inicio de sesión.

Un grupo dinámico solo decide quién es miembro según atributos. Un flujo puede además actuar antes o después de una fecha, deshabilitar cuentas, quitar licencias, entregar paquetes de acceso, avisar a un gerente o llamar a una aplicación lógica. Los flujos no crean las cuentas: de eso se ocupa el aprovisionamiento desde recursos humanos, y los flujos lo complementan.

Las plantillas más usadas son tres. Onboard pre-hire employee actúa antes del ingreso: por defecto siete días antes de employeeHireDate. Onboard new hire employee actúa el mismo día. Offboard an employee actúa el día de la salida, según el atributo employeeLeaveDateTime, y Employee job profile change reacciona al cambio de cargo.

Un flujo recién creado está habilitado, pero su programación hay que activarla a mano. Con la programación activa, el sistema lo evalúa en un intervalo que por defecto es de tres horas. Sin ella, solo se ejecuta si alguien lo lanza a pedido. Un flujo de salida sin programar es una baja que depende de que alguien se acuerde.

El historial de un flujo se puede ver desde tres ángulos: por usuarios, por ejecuciones y por tareas. Una ejecución puede terminar con algunas tareas completadas y otras fallidas, y cada tarea fallida deja el proceso a medias. Si un flujo de salida deshabilita la cuenta pero falla al quitarla de los grupos, la persona deja de poder entrar y conserva las pertenencias, y eso reaparece si alguien reactiva la cuenta.

Lee el historial y busca la tarea que no terminó bien.

Las plantillas de traslado, como Employee job profile change, incluyen la tarea Remove all access package assignments for user con un retiro programado que por defecto es de 15 días, y piden a la vez, si se configura, los paquetes que corresponden al puesto nuevo. El plazo sirve para que la persona termine el traspaso con el acceso anterior, pero deja una ventana en la que conserva lo viejo y lo nuevo.

El historial dice cuándo corrió el flujo de traslado de una persona y las tareas dicen con qué plazo se programó el retiro. Súmalos.

Un flujo se puede ejecutar a pedido para una o varias personas, por ejemplo para probarlo o para una salida urgente. El flujo debe estar habilitado. A diferencia de la ejecución programada, la ejecución a pedido no comprueba si la persona cumple las condiciones de ejecución del flujo: aplica las tareas de todos modos. Esa es una gran utilidad y también una gran responsabilidad.

Una salida de emergencia lanzada a pedido para una persona equivocada deshabilita su cuenta sin que ningún alcance se oponga.