Evidencia para el supervisor

El supervisor no lee el informe de un banco buscando que sea bonito: busca que sea comprobable. Una evidencia creíble responde cuatro preguntas. De dónde salió, o sea, de qué sistema o documento original. Hasta qué fecha llegan sus datos, que debe ser la fecha que se pidió. Si está completa. Y si puede demostrarse que no se modificó entre que se generó y se entregó.

Esta última pregunta es la que más se descuida. Una exportación directa con una huella de integridad, que es un valor calculado a partir del contenido, deja ver cualquier cambio posterior. Una hoja de cálculo que alguien armó y editó a mano no ofrece esa garantía, por bien hecha que esté.

El primer paso al contestar un requerimiento es el más simple: confirmar que a cada ítem pedido le corresponde una evidencia. Un ítem sin evidencia no es un detalle menor, porque el supervisor lo nota de inmediato y porque deja la duda de si el control existe o simplemente no se pudo probar.

Cruza requerimiento con evidencias por la columna item.

El supervisor pide una fotografía del banco a una fecha: «al 30 de septiembre». Una evidencia con datos del 5 de octubre no es una versión más reciente de esa fotografía: es otra fotografía, y puede mezclar cambios hechos después, entre ellos las correcciones que se hicieron cuando el banco se enteró de que le iban a pedir cuentas.

Compara la columna corte_de_datos de evidencias con corte_pedido de requerimiento.

Una cifra del informe que se entrega debe poder reproducirse en el sistema. Cuando el banco dice que tiene cierto número de usuarios activos, el supervisor puede pedir la consola y contarlos. Si no coinciden, el problema no es la diferencia en sí sino lo que revela: que el informe se armó con otra fuente, con otro corte o con una lista incompleta.

Lee conteos y calcula cuántos usuarios de más o de menos hay entre el informe entregado y la consola al mismo corte. La respuesta es una diferencia absoluta, sin signo.

Una de las evidencias es una hoja de cálculo armada a mano y no tiene huella de integridad. No quiere decir que esté mal: quiere decir que no se puede probar que esté bien. Si el supervisor la pone en duda, el banco no tiene cómo defenderla.

La solución no es esconderla ni escribir una nota explicativa. Es reemplazarla por una exportación de la fuente que tenga huella, o, si la fuente no puede exportar, dejar constancia de cómo se armó y quién la revisó.