Cuentas de marketing y herramientas SaaS

Marketing compra una herramienta con una tarjeta, crea las cuentas a mano y empieza a cargar contactos. No hay mala fe: así se trabaja rápido. El resultado es una aplicación con datos de clientes que no pasa por el directorio de la empresa, de modo que la baja de un empleado no la alcanza y nadie sabe quién tiene acceso.

La solución es traer esas herramientas al acceso único de la empresa: la persona entra con su cuenta corporativa y su segundo factor, y cuando sale de la empresa, pierde todo a la vez. Para empezar hay que saber qué herramientas existen y cuáles guardan datos de clientes.

La regla de Granada Hogar es sencilla: las aplicaciones con datos de clientes se usan por el acceso único, con segundo factor. Las que no tienen datos de clientes pueden seguir un camino más relajado, aunque conviene también conectarlas.

Revisa inventario_saas y busca la aplicación que guarda datos de clientes y no está conectada al acceso único. Una herramienta de redes sin acceso único no entra en este hallazgo porque no tiene datos de clientes.

Las agencias externas son un caso especial de tercero: sus personas cambian, sus contratos terminan, y la herramienta no se entera. Por eso la regla de Granada Hogar pide que toda cuenta de agencia lleve una fecha de caducidad no mayor de 90 días desde la revisión.

Revisa cuentas_saas y filtra las cuentas de agencia: las que tienen guion en la columna caduca no caducan nunca. Una cuenta de administración sin fecha de fin, en manos de un tercero, es de las más delicadas del inventario.

La regla para exportar listados de clientes es de volumen: más de 10000 registros exigen aprobación previa de Privacidad. Una exportación grande es la forma más fácil de sacar datos de una herramienta, porque se hace con un botón y sin mucha ceremonia.

Revisa exportaciones_saas, que dice qué usuario exportó cuántos registros y si hubo aprobación. Busca quien superó el umbral sin ella. Una exportación aprobada, aunque sea grande, cumple la regla.

Hay tres hallazgos distintos con una raíz común: nadie gobierna lo que pasa dentro de las herramientas porque cada una tiene sus reglas y sus cuentas. Corregirlos uno por uno funciona hoy y vuelve a fallar en la próxima campaña.

La corrección que escala es poner la herramienta bajo las mismas reglas que el resto: acceso único con segundo factor, cuentas de agencia que nacen con fecha de fin, y exportaciones grandes que el sistema retiene hasta que haya aprobación.