El documento que se queda viejo y cómo se nota

La fecha de la portada dice poco: un documento revisado ayer puede tener una sección intacta desde hace un año. Las señales útiles son otras. Una sección revisada antes de un cambio que afecta a su vista. Un enlace del inventario que apunta a algo retirado. Un término del glosario con dos definiciones, que hace que dos secciones digan cosas distintas con las mismas palabras. Y un control de versiones donde los cambios se aprueban sin una segunda persona.

Las cuatro se comprueban con datos que ya existen: el registro de cambios, el inventario de configuración, el glosario y la tabla de versiones. Por eso conviene que el documento esté escrito en tablas con identificadores: se puede cruzar en lugar de releer.

Cada cambio que pasa a producción afecta a una o más vistas. Si la sección de esa vista se revisó por última vez antes del cambio, describe algo que ya no existe, aunque el resto del documento esté al día. Esta comprobación es mecánica y conviene automatizarla: cada cambio aprobado debería abrir una tarea de revisión en la sección afectada.

Abre el laboratorio y compara la fecha de cada cambio con la última revisión de la sección de su vista.

Un inventario enlazado quiere decir que cada nombre del documento apunta al identificador de un elemento del inventario de configuración, en lugar de repetir sus datos. La ventaja es que, cuando el elemento cambia, el documento se puede comprobar solo. El riesgo es el enlace roto: un nombre que sigue igual en el documento mientras el elemento al que apunta se retiró y lo sustituyó otro.

Cruza los enlaces del documento con el estado de cada elemento en el inventario de configuración.

El glosario parece un adorno hasta que dos secciones usan la misma palabra para cosas distintas. Si la sección de despliegue entiende un término de una forma y la de datos de otra, una regla escrita en la sección de datos puede permitir justo lo que la de despliegue creía prohibido. El glosario debe tener una definición por término, y cada sección debe usar esa.

Lee el glosario ordenado por término y busca el que tiene dos definiciones que no dicen lo mismo. Después mira qué otra definición depende de él.

El control de versiones del documento no es la lista de fechas de la portada: es la tabla que dice qué cambió en cada versión, quién lo escribió y quién lo aprobó. La misma regla que vale para el código vale aquí: nadie aprueba su propio cambio. Una versión aprobada por su autor es una versión que nadie revisó, y suele coincidir con los cambios que nadie quiso discutir.

Revisa la tabla de versiones del documento.