Datos personales en un incidente

En la normativa de protección de datos, dato personal es la información vinculada o que puede asociarse a una persona natural determinada o determinable. La clave es «determinable»: un dato que por sí solo no dice nada puede dejar de ser anónimo si la propia empresa puede cruzarlo con otro y llegar a una persona. En Colombia lo regula la Ley 1581 de 2012; en la Unión Europea, el Reglamento (UE) 2016/679.

Para el analista esto cambia la lectura de un archivo: no basta buscar columnas llamadas «nombre» o «cédula». Hay que preguntarse si, con lo que la empresa tiene, ese dato apunta a alguien. Y quien decide si un caso concreto cae bajo la ley es jurídico, no el analista.

Abre la consola. El hallazgo son cinco archivos. Para jurídico importa cuáles traen datos de personas y cuántas filas son. Lee los campos de cada uno: un catálogo de precios puede tener miles de filas sin ninguna persona, y un archivo de reparto tiene personas, pero no son clientes sino trabajadores.

Un campo de texto libre es el más peligroso de un archivo, porque nadie sabe qué escribió el cliente. Algunas categorías de datos piden más cuidado: la Ley 1581 de 2012 llama sensibles a los que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los de salud, y establece reglas especiales para ellos y para los datos de niños y adolescentes. Si en un archivo aparece uno, el analista lo marca aparte en su ficha: cambia cómo jurídico valora el daño posible.

Una fila no es una persona. Un cliente con tres pedidos aparece tres veces en el archivo de pedidos, y puede aparecer también en el de reclamos. Quien notifica necesita el número de personas distintas, no el de filas ni la suma de dos archivos sin descontar los repetidos.

Cuando dos conjuntos se solapan, el total de personas distintas es la suma de cada uno menos las que aparecen en ambos. Si no se descuentan, el número que llega a la autoridad está inflado.

Con la tabla de titulares, calcula el total de personas distintas entre el archivo de pedidos y el de reclamos. Es el dato que el analista deja en la ficha: no es una cifra de la norma, sino un recuento del hecho, con su fuente.