Vocabulario controlado y escalas

Un vocabulario controlado es una lista cerrada de valores permitidos para un campo, cada uno con su significado. En lugar de escribir el estado, la persona lo elige de la lista. Así se puede contar cuántos riesgos hay en cada estado, filtrar sin fallar y comparar un trimestre con otro.

La lista no se llena de todo lo que alguien quiera escribir: se construye con los valores que el negocio necesita distinguir, y se cambia solo con una decisión y una fecha.

Mira cuántas formas distintas hay en la hoja para el mismo estado. Cada variante cuenta como una categoría separada para cualquier filtro o suma exacta: un informe que cuenta los riesgos «abiertos» solo con una de las variantes subestima el total.

Consulta SELECT * FROM estados_en_uso y SELECT * FROM estados_permitidos. Cuenta las formas escritas que, normalizadas a minúsculas, equivalen al valor permitido «abierto».

Una escala numérica convierte opiniones en datos comparables. En Mirador Andino, la probabilidad y el impacto van de 1 a 5 y el nivel del riesgo sale de multiplicarlos. La matriz de nivel dice en qué rango cae cada producto. Es una regla de la cooperativa, no una norma: otra empresa puede usar otros rangos o sumar en lugar de multiplicar. Lo importante es que la regla esté escrita, sea la misma para todos y se aplique igual a cada fila.

Un riesgo tiene probabilidad 4 e impacto 4. Calcula el producto y busca su rango en SELECT * FROM matriz_de_nivel.

Una escala se entiende mal cuando el mismo número significa cosas opuestas para dos personas. Si un área llena el 5 pensando en «lo mejor» y otra pensando en «lo peor», al juntar sus respuestas en una sola tabla un riesgo grave de un área aparece como leve, y la matriz de nivel da un resultado equivocado sin que ningún dato esté vacío ni mal escrito.

Este defecto no se ve mirando la hoja, porque todos los valores son números válidos. Se descubre leyendo qué entiende cada área por el 1 y por el 5.

Los valores del área invertida ya están en la hoja y no se pueden descartar. Para llevarlos a la escala común, se convierte cada valor con una regla fija: en una escala de 1 a 5, el valor convertido es 6 menos el valor escrito. Lo que importa es hacerlo de forma controlada: la regla se documenta, se aplica una sola vez a todo el conjunto y queda anotada en el historial, con fecha y responsable.

Corregir valor por valor «a ojo» abre la puerta a convertir dos veces la misma fila o a olvidar alguna.