Retención legal y congelamiento

Un aviso de retención legal (en inglés, legal hold) es una instrucción formal, emitida normalmente por la asesoría jurídica, que suspende el borrado de un material concreto porque se prevé un litigio, una investigación o una reclamación. Delimita el alcance (qué personas, qué periodo, qué sistemas o categorías), ordena suspender los borrados de rutina de lo que alcanza y pide a cada persona que confirme el recibo.

No manda copiar todo ni conservar todo: manda no destruir lo que está dentro del alcance. Las normas de protección de datos lo contemplan: el Reglamento General de Protección de Datos, en el artículo 17(3)(e), exceptúa del derecho de supresión el tratamiento necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Un aviso que nadie recibe no suspende nada. Cada persona con material dentro del alcance, los llamados depositarios, debe ser notificada y confirmar el recibo, porque es esa persona quien puede borrar un correo o un archivo de su equipo antes de que el sistema lo congele. Un depositario sin notificar es un hueco abierto en el congelamiento.

Consulta SELECT * FROM depositarios.

El congelamiento técnico es la otra mitad: de nada sirve avisar a las personas si el sistema sigue ejecutando su borrado automático. Los sistemas de mensajería y de archivos suelen tener políticas de borrado por antigüedad, y el congelamiento exige apagarlas o excluir el material del alcance antes de que corra la próxima limpieza.

Abre SELECT * FROM sistemas y compara el borrado automático con el estado del congelamiento.

Cada día de retraso en el congelamiento es un día de material que sale de la ventana de borrado. Con una antigüedad máxima conocida y una fecha concreta se puede calcular cuál es hoy el mensaje más antiguo que sobrevive, y de ahí lo que ya no existe.

Aplica la regla de la tabla corte: el sistema elimina lo que supera su antigüedad máxima y, a la fecha de la revisión de Auditoría Interna, el sistema sigue sin congelar. Calcula la fecha del mensaje más antiguo que aún existe, con formato AAAA-MM-DD.

El congelamiento es temporal pero no caduca solo. Mientras el aviso esté vigente, nada del alcance se destruye aunque haya vencido su plazo. El aviso se levanta por escrito cuando Asesoría jurídica confirma que el asunto terminó, y solo entonces el material vuelve al calendario de retención. Si pasaron años, buena parte puede estar vencida y se destruye de inmediato, con su certificado.