Principios y bases lícitas

El artículo 5 fija seis principios para todo tratamiento: licitud, lealtad y transparencia; limitación de la finalidad; minimización de datos; exactitud; limitación del plazo de conservación; e integridad y confidencialidad. Y un séptimo principio de otra naturaleza, la responsabilidad proactiva: el responsable debe poder demostrar que cumple, no solo cumplir.

Para un analista, cada principio es una pregunta que se hace a un registro: ¿para qué se recogió este dato y se usa para algo distinto?, ¿se pide más de lo necesario?, ¿hasta cuándo se guarda?, ¿quién puede verlo? Un hallazgo bien escrito nombra el principio que se rompe, no solo el hecho.

El artículo 6.1 admite seis bases: consentimiento, contrato, obligación legal, intereses vitales, misión de interés público e interés legítimo. Todo tratamiento necesita al menos una, y se elige antes de empezar, no después. El registro de Páramo cita cada una con su letra.

Cuando la base es el consentimiento, el reglamento pide más: debe ser libre, específico, informado e inequívoco, y el considerando 32 aclara que el silencio, las casillas premarcadas o la inacción no constituyen consentimiento. Un consentimiento solo existe si el titular hizo algo para darlo. Cruza el registro con la captura del formulario de registro de cuenta.

El interés legítimo (artículo 6.1.f) es la base más flexible y por eso la más vigilada: el responsable la puede usar solo si su interés es real, si el tratamiento es necesario para lograrlo y si no pesan más los derechos y expectativas del titular. Esa ponderación se hace por escrito y se guarda; sin ella la base es una afirmación sin respaldo. El registro de Páramo tiene una columna para el documento de ponderación de cada tratamiento.

El indicador que un comité pide primero es un conteo.

Cuando GRC encuentra un tratamiento con interés legítimo y sin ponderación, no decide si el interés es válido: pide que se haga el análisis y que quede por escrito. Cambiar de base de forma apresurada tampoco arregla nada, porque cada base trae sus propias condiciones, y cambiarla a posteriori para tapar un hueco es una señal de mala práctica.

El principio de limitación del plazo de conservación obliga a definir cuánto se guarda cada dato y a borrarlo o anonimizarlo cuando deja de ser necesario. Es de los hallazgos más comunes: la política dice un plazo y el sistema no lo aplica. Para comprobarlo no basta leer la política; hay que contrastarla con lo que de verdad hace el sistema, que es la configuración de purga.

Abre el archivo de retención y compara las dos columnas.