Inventario de sistemas de IA en la organización

El Reglamento (UE) 2024/1689, conocido como Ley de IA, define el sistema de IA por lo que hace: un sistema basado en máquina que, a partir de los datos que recibe, infiere cómo generar salidas como predicciones, contenido, recomendaciones o decisiones. No importa si lo construyó la empresa, lo compró o lo usa gratis desde el navegador.

Para el inventario esto tiene una consecuencia práctica: el criterio es funcional, no comercial. Un programa no entra por llamarse «inteligente», ni se queda fuera por no tener la palabra IA en la factura. Lo que lo deja fuera es que sus reglas estén escritas a mano y no haya inferencia.

Las facturas son una fuente honesta: alguien aprobó un pago. Una primera pasada del inventario cruza lo que declararon las áreas con lo que la empresa paga. Un servicio de IA que se paga y no está en el inventario es un hallazgo claro, y suele ser un plan «de equipo» contratado por un área con su propio presupuesto.

Abre inventario_declarado y facturas_de_software. Lee el concepto de cada factura para distinguir lo que es IA de lo que no lo es.

Un inventario sirve si cada fila tiene un responsable. El dueño es quien responde por el uso, decide sobre cambios y recibe las preguntas de auditoría. Un sistema en producción sin dueño es de las primeras cosas que un auditor señala, porque nadie lo vigila.

Ni las áreas ni las facturas ven los servicios gratuitos. El registro de accesos del proxy sí: muestra a qué dominios de IA se conectan las personas y cuántos datos suben. Un dominio que no está en el inventario ni en las facturas es el caso de la IA en la sombra más difícil, porque no deja rastro contable.

Cruza las tres fuentes: accesos_a_servicios_externos contra el inventario y las facturas.

Dos campos del inventario deciden por dónde empezar a evaluar: el origen del sistema y si trata datos personales. Un sistema externo que trata datos personales implica un proveedor al que se le entregan datos, y por eso suele ir primero en la cola de revisión.