Exportación nativa frente a captura de pantalla

Una exportación nativa es un archivo que el propio sistema escribe a partir de una consulta: lleva todas las filas que la consulta devolvió, los nombres de columna y, en general, una cabecera con la fecha, el usuario y la consulta que se ejecutó. Una captura de pantalla es una foto de lo que cabía en la ventana en ese momento: unas pocas filas, el filtro que estuviera puesto, y la fecha y el usuario solo si salieron en el encuadre.

La diferencia no es de estética, es de verificabilidad. Con una exportación se puede repetir la consulta y cotejar los resultados; con una captura solo se puede creer lo que muestra. Por eso la exportación es la forma preferida de evidencia sobre el contenido de un sistema.

La primera captura de TI parece una lista completa, pero la pantalla indica cuántas filas muestra frente a cuántas hay. Contrastar ese número con el que trae la cabecera de la exportación te dice cuánta de la población viste y cuánta no. Una prueba sobre las 15 filas de una captura no es una prueba sobre las cuentas de la empresa.

Consulta SELECT * FROM piezas_recibidas y SELECT * FROM propiedades_exportacion.

Un filtro puesto en pantalla cambia el contenido de la captura sin cambiar su aspecto. La imagen entregada con fecha y usuario parece mejor que la primera, pero muestra un subconjunto: si la pregunta era por todas las cuentas, un subconjunto que parece completo es peor que una captura que dice ser parcial.

El filtro suele verse en la barra de búsqueda o en los encabezados de la tabla, y por eso conviene leer toda la imagen y no solo la lista.

Una prueba repetible es la que otra persona, con el mismo acceso, puede volver a ejecutar y obtener lo mismo. Para eso la pieza tiene que registrar la consulta, sin filtros que no se hayan declarado, el usuario que la ejecutó y el momento. Cuando además la ejecuta el auditor y no el auditado, la pieza no pasó por manos interesadas en el resultado.

Un texto pegado en un documento es el peor caso: ni siquiera es una imagen del sistema, es lo que alguien tecleó o copió, y ya no se puede cotejar con nada.

Una captura no es evidencia prohibida. Sirve para mostrar un parámetro de configuración que no se exporta, para ilustrar un hallazgo en el informe o para documentar el aspecto de una pantalla en una inspección. Para que valga como evidencia debe llevar fecha y hora, el usuario que la tomó y la dirección o el nombre de la pantalla, y conviene que la tome el auditor mismo, no el auditado.

Cuando el dato también existe como exportación, la captura acompaña a la exportación y no la sustituye.