Excepción, aceptación y diferimiento

Cuando un requisito no se puede cumplir, hay tres maneras de ponerlo por escrito, y cada una promete algo diferente. Una excepción autoriza no cumplir el requisito durante un plazo y bajo condiciones; el requisito sigue vigente y, al vencer el plazo, vuelve a ser exigible. Una aceptación de riesgo es la decisión de convivir con un riesgo residual sin tratarlo más; no tiene fecha de cierre porque no hay nada que cerrar, y por eso se revisa cada cierto tiempo. Un diferimiento no renuncia a nada: el requisito se cumplirá completo, solo que en una fecha posterior a la prevista.

Estas definiciones son las de la política de Tajamar. En otras organizaciones los nombres cambian, pero la pregunta de fondo es la misma: ¿el requisito se va a cumplir, y cuándo?

Abre definiciones y compara las tres columnas antes de contestar.

Un diferimiento se reconoce porque el requisito se va a cumplir completo. Lo que cambia es el calendario. Por eso lleva un plan con hitos y se cierra cuando el requisito queda cumplido, no cuando pasa una fecha. Si alguien pide mover una fecha pero, mientras tanto, dejará de cumplir algo que otro control necesita, la solicitud tiene además un componente de excepción y hay que decirlo.

Lee los cinco casos de casos y busca el que solo pide más tiempo para cumplir íntegramente lo que ya estaba previsto.

La aceptación de riesgo es la figura más delicada porque no tiene fecha de vencimiento y es fácil que se confunda con dejar las cosas como están. Lo que la distingue es que alguien con autoridad decide, a la vista del riesgo residual y de su apetito, que no va a tratarlo más. Esa decisión queda por escrito, con el nombre de quien la toma, y se vuelve a mirar cada año.

Una aceptación no es una excepción larga: no hay requisito que vaya a volver a ser exigible ni plan para cumplirlo.

Las tres figuras tienen algo en común: alguien las pidió, alguien con autoridad las aprobó y quedaron escritas. Cuando falta eso, no hay excepción, ni aceptación, ni diferimiento: hay un incumplimiento sin autorización. Parece un matiz y es la diferencia entre un registro y una confesión. Si un caso así se mete en el registro de excepciones sin más, la excepción nace con fecha atrasada y el permiso aparece después del hecho.

Lee los cinco casos y descarta los que tienen un permiso.

El caso que no encaja en ninguna figura ya está ocurriendo y expone un equipo de planta. La primera reacción correcta no es regularizarlo con papeles: es corregir la exposición y registrar lo que pasó. Después, si el requisito de fondo no se puede cumplir en el equipo, se decide si hace falta una excepción nueva y con fecha de hoy, con su dueño del riesgo.