Escenario: el archivo de 12 años de Constructora Pino

El calendario dice cuándo vence cada serie y el aviso de retención legal dice qué se congela por encima del calendario. Una serie que ya cumplió su plazo y cae dentro del alcance del aviso no se destruye, aunque su fecha ya haya pasado.

Los planos de una obra terminada tienen el plazo más largo del calendario. Conviene saber cuándo dejarán de ser una obligación de conservar para decidir si se transfieren al archivo histórico.

Un aviso de retención legal no alcanza todo lo que se parezca al asunto: alcanza lo que cumple su categoría, su proyecto y su rango de fechas. Una de las series vencidas del proyecto afectado queda fuera, y la decisión sobre ella no debería tomarse sin que Asesoría jurídica confirme el alcance.

Algunas series vencidas no tienen ninguna razón para seguir en la bodega y además guardan datos personales de personas que no son ni fueron empleados. Son las primeras que deben destruirse, con su certificado.

La bodega nueva se dimensiona con lo que quedará guardado más tiempo. Ese cálculo depende de los plazos del calendario y de las fechas que los disparan, no del tamaño de la serie ni de lo antigua que sea.