Campos mínimos y su definición

Una base de datos solo puede contar, filtrar y ordenar lo que está separado. Si una celda guarda dos datos a la vez, como un nombre y una fecha escritos juntos, nadie puede pedir «los riesgos de esta persona» ni «los revisados antes de tal día» sin leer celda por celda. La regla de diseño es sencilla: cada columna guarda una sola cosa, y esa cosa se escribe siempre de la misma manera.

Esa regla se aplica antes de pensar en herramientas. Una hoja bien separada se migra a cualquier base de datos sin trabajo extra; una hoja que mezcla datos obliga a limpiar a mano, fila por fila, justo cuando hay más prisa.

Lee el perfil de la hoja de Mirador Andino: para cada columna, cuántas filas traen dato, cuántos valores distintos hay y un ejemplo real de celda. Un ejemplo basta muchas veces para ver el problema: si la celda de ejemplo contiene una coma, un guion o una barra que separa dos cosas distintas, esa columna está cargando dos datos.

Consulta SELECT * FROM perfil_de_columnas y mira la columna ejemplo_de_celda de cada fila.

Para hablar de un riesgo sin ambigüedad hace falta un identificador: un valor que sea distinto en todas las filas, que no esté vacío en ninguna y que no cambie aunque el título se corrija. El título no sirve, porque dos personas pueden escribirlo de la misma forma o una misma persona puede cambiarlo mañana.

Una forma de reconocer un buen identificador en el perfil es comparar dos números: las filas con dato y los valores distintos. Si son iguales a la cantidad total de filas, la columna nunca se repite.

El diccionario propuesto separa los campos que toda fila debe traer de los que pueden quedar vacíos. Un campo obligatorio es una promesa: ninguna fila entra a la base sin él. Por eso conviene que sean pocos y que cada uno sea indispensable para decidir algo, como saber quién responde, qué se afecta o cuándo se revisó por última vez. Los demás, como una nota libre, se dejan opcionales para no obligar a inventar datos.

Los campos que propone este diccionario son decisión de la cooperativa del caso, no un estándar. Otra empresa podría pedir más o menos.

Un campo sin definición se llena según el gusto de cada quien. En la hoja, una persona pone «Alto» porque el riesgo la preocupa y otra porque el valor perdido sería grande: la misma palabra, dos significados. La definición de un campo dice qué se mide, en qué unidad o escala y quién decide el valor.

La mejor definición es la que permite que dos personas, cada una por su lado, lleguen al mismo valor para el mismo riesgo.