El calendario de retención y su base legal

Una fila útil del calendario responde cinco preguntas: qué categoría de registros es, por qué se guarda (la base: una obligación legal, la defensa de posibles reclamaciones, el consentimiento de la persona, un interés legítimo), cuánto (el plazo), desde cuándo corre ese plazo (el disparador) y qué se hace al vencer.

La base importa porque justifica el plazo y lo limita. El Reglamento General de Protección de Datos pide, en su artículo 5(1)(e), que los datos personales no se conserven identificables más tiempo del necesario para los fines para los que se tratan. Un plazo sin base no se puede defender ante un auditor ni ante un titular.

El hallazgo típico de un calendario viejo es la categoría que nadie definió y que, por eso mismo, se guarda sin límite. El correo de un buzón compartido, las copias de seguridad olvidadas o las hojas de cálculo de «por si acaso» suelen estar ahí.

Consulta SELECT * FROM calendario_de_retencion y busca la fila en que faltan a la vez la base y el plazo.

El plazo no corre desde que el registro se crea, sino desde su disparador: el cierre del ejercicio, el fin del contrato, la terminación del empleo. Por eso dos facturas del mismo año pueden vencer el mismo día aunque se hayan emitido con meses de diferencia.

La empresa cuenta en años completos desde la fecha del disparador (mira la tabla corte). Calcula la fecha en que vence la conservación de las facturas de venta del ejercicio 2020, con formato AAAA-MM-DD.

Un calendario sin revisión es un papel. La comprobación mínima es cruzar cada lote con su plazo y la fecha de corte: el que ya venció y sigue en los archivos es conservación sin base, y si contiene datos personales además es un incumplimiento del principio de limitación del plazo.

Calcula el vencimiento de cada lote de lotes_existentes y compáralo con la fecha de corte de la revisión.

La categoría sin plazo no se arregla poniendo un número cualquiera para que la fila no esté vacía. El plazo sale de una finalidad y de una base, y esas las define quien responde del dato junto con Asesoría jurídica. Mientras tanto, seguir acumulando sin criterio solo agranda el problema.