Auditar el cumplimiento de la retención

La auditoría de retención es una comparación entre tres fuentes. El calendario aprobado dice cuánto debe guardarse cada categoría. El inventario dice qué existe realmente en cada sistema, y en particular el registro más antiguo que sigue ahí. El registro de destrucciones dice qué se eliminó y cuándo. Los hallazgos salen de las diferencias.

Hay dos errores opuestos. Guardar de más (sobreconservación) infringe la limitación del plazo de conservación y agranda el daño de una fuga. Destruir antes de tiempo (destrucción prematura) puede incumplir una obligación de conservar y dejar a la empresa sin defensa. Los dos son hallazgos, y el segundo suele descubrirse más tarde, cuando alguien necesita el dato.

Para medir la sobreconservación se calcula el vencimiento del registro más antiguo de cada sistema: su fecha de disparador más el plazo en meses de su categoría. Si ese vencimiento ya pasó en la fecha de corte, el sistema guarda de más, y cuanto más atrás cae, mayor es la exposición acumulada.

Cruza inventario_de_registros con calendario_aprobado, calcula el vencimiento de cada sistema y compáralo con el corte. Deja aparte el sistema que tiene una retención legal vigente, que se trata en la tarea 4.

Las destrucciones también se auditan. Cada una queda registrada con la fecha en que se hizo y el disparador de lo destruido; sumando el plazo de la categoría se obtiene la fecha más temprana en que era lícito destruirlo. Si la destrucción es anterior, se destruyó antes de que venciera su conservación.

Compara cada fila de destrucciones_registradas con el plazo de la categoría de su sistema.

Un registro vencido que sigue guardado no siempre es sobreconservación. Si un aviso de retención legal vigente lo alcanza, conservarlo es lo correcto, y lo que el auditor comprueba es otra cosa: que el aviso existe, que lo emitió quien debe y que se emitió antes de que el material se destruyera.

Consulta retenciones_legales_vigentes y cruza su sistema con el inventario.

Un hallazgo de retención bien escrito nombra el sistema, la categoría, el plazo del calendario, la fecha que debió cumplirse y la evidencia, y propone una acción con un responsable: normalmente, que el dueño autorice la destrucción con su certificado, o que se justifique por escrito la conservación. No dice «se guarda demasiado», porque eso no se puede corregir ni verificar.